O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é o sistema criado pelo Governo Federal para ser o registro centralizado das informações de colaboradores de uma empresa. Neste sistema, os empregadores entram com informações e podem gerar uma guia única para recolhimento de tributos e contribuições baseado nas informações prestadas.

- Visite o portal eSocial e entenda mais sobre esse novo sistema

A boa notícia é que ele busca substituir os diversos cadastros como CAGED, DIRF, RAIS entre outros e concentrar tudo num só, reduzindo a chance de confusão e facilitando a emissão dessas guias.

Como todo sistema novo sempre traz suas doses de mudanças, este não será diferente: para viabilizar esta centralização, as empresas e seus contadores serão obrigados a reportar dados sobre seus colaboradores numa frequência bem mais alta e de forma mais estruturada. Microempresas poderão enviar os dados manualmente no site do e-Social.

Isso forçará muitas empresas a reverem processos internos e organizarem seus dados para que possam se adequar ao novo sistema.

O Sindicato recomenda as Autoescolas/CFC’s que busquem maiores informações e esclarecimentos sobre o eSocial junto aos seus escritórios de contabilidade.

Diversos processos internos também terão que ser modificados. Não só o eSocial consolidará os dados, mas também obrigará a empresa a reportar determinadas informações com muito menos tempo de espera. Algumas informações que antes eram mensais, agora passam a ser semanais ou até diárias. Outras precisarão ser informadas em tempo real pelo sistema.

Para fazer esse fluxo de informações funcionar, as Autoescolas/CFC’s junto com seus escritórios de contabilidade deverão se adequar à essa nova realidade. Separamos 7 processos que merecem atenção especial para você já começar a se organizar para agir corretamente nesses casos.

1. Cadastros de funcionários precisam estar completos

Como os dados são enviados via eSocial e precisam ser sempre enviados corretamente, será necessário ter certeza que durante a admissão você sempre tem as informações completas antes da data de início. Inclusive, os dados de dependentes ficam ainda mais importantes: como as informações serão mais fáceis de ser cruzadas, não deixe de marcar corretamente os dependentes no imposto de renda.

2. Esqueça o “retroativo”

Com a frequência maior de envio de informações, o “jeitinho” vai se tornar bem mais complicado ou terá que deixar de existir em diversas situações. Por exemplo, admissões precisarão ser enviadas antes da data de admissão. Rescisões precisarão ser enviadas no mesmo prazo do pagamento – 1 dia para rescisão iniciada pela empresa e 10 dias para quando o empregado pede a rescisão. Alterações contratuais como aumento de salário ou troca de função também deverão ser informadas ao eSocial no momento que acontecerem.

Por último, modificações na folha de ponto ou adição de atestados e afastamentos também não poderão ser feitas retroativamente, forçando as empresas ainda mais a adotarem sistemas digitais de controle de ponto e softwares de gestão de folha de pagamento e RH.

3. Cuidado extra com pagamentos

É lei, mas não custa lembrar: pague todos os encargos corretamente. Um exemplo: DSR, sigla para Descanso Semanal Remunerado, é um extra pago em relação às horas extras e o descanso semanal – como parte do salário normal considera o tempo livre, a empresa precisa pagar uma porcentagem a mais para contar como uma “hora extra” para o tempo livre.

Esse é um dos encargos que é mais comum não ser pago, justamente pela dificuldade de calcular e por ser tão específico.

A partir do eSocial, vai ser muito mais fácil rastrear esse tipo de pagamento e se ele foi feito corretamente ou não. O pagamento também deverá ser sempre feito no prazo correto, pois irregularidades entre o recebido pelo colaborador e o pago pela sua empresa podem colocar todos na malha fina.

Pagamentos feitos com base em médias serão fiscalizados de perto, já que os valores serão reportados com detalhes.

O eSocial facilitará ainda mais o rastreamento de pagamentos feitos a funcionários que não foram contados como salário – os famosos “por fora” – e de adiantamentos sem comunicação de origem. Verifique se os encargos estão sendo pagos em todo tipo de remuneração que chega ao trabalhador.

4. Verifique como você trata as leis trabalhistas

Privilégios exclusivos de alguns, falta de equiparação salarial, remuneração incompatível com o CBO e horas extras que são sempre trabalhadas no mesmo horário todo mês são alguns dos problemas trabalhistas que ficarão escancarados para qualquer tipo de fiscalização uma vez que os sistemas estejam unificados. Se isso já é motivo para processo hoje, imagina quando ficar fácil de fiscalizar.

Mais uma vez, seja conservador e siga as leis trabalhistas à risca. Hoje pode parecer só um passivo trabalhista, mas amanhã pode virar uma multa automática.

5. Férias: regras deverão ser seguidas à risca

Como cada detalhe das férias deverá ser reportado em tempo real, junto do espelho de ponto e ausências todas bem documentadas, não será mais possível ter o controle solto que muitas empresas têm hoje de dividir férias em períodos diferentes dos permitidos, tirar férias mas continuar trabalhando ou emitir aviso de férias retroativo.

Comece desde já a fazer do jeito certo: dividir férias sempre só em casos excepcionais, não pode trabalhar durante as férias – nem mesmo ler e-mails! – e aviso de férias tem que ter no mínimo 30 dias de antecedência. Tenha atenção total às regras de férias desde o momento de marcá-las.

6. Estagiários agora entram nas documentações

Antes, só se precisava reportar qualquer informação sobre estagiários na DIRF. Agora, será necessário fazer um relato completo, inclusive tendo um gestor responsável. O controle que hoje muitas vezes é feito pela própria universidade e que varia muito em intensidade – algumas seguram com punho de ferro e outras sequer leem os contratos – será feito pelo próprio eSocial.

7. Atestados ficarão mais importantes do que nunca

Como o eSocial também concentrará dados da Previdência Social e os dados dele serão usados para a liberação de benefícios, sua empresa terá que informar todo atestado acima de 3 dias de duração obrigatoriamente para o eSocial.

Além disso, se vários atestados menores que 3 dias chegarem a somar 15 dias de ausência, você terá que informar estes também.

Como é complicado ficar escolhendo qual você informa e qual não informa, é melhor informar todos de uma vez. Esse informe também precisa ser feito sempre com antecedência, para não gerar problemas com o espelho de ponto.